Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия.

Передаем документы кадровой службы в архив

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы документы о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов.

Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом. Трудовой кодекс РФ полный текст в последней редакции. Производственный календарь Производственный календарь , , , , , , , , , Расчет стажа для больничного Онлайн-калькулятор для сложения интервалов стажа. Порядок хранения кадровой документации определяется самой организацией исходя из целесообразности использования документов в работе, поэтому однозначно ответить на ваш вопрос нельзя.

Можно предположить, что если вся администрация находится в Москве, то, по-видимому, и оформление на работу, учет кадров, их перемещение и другое происходит также в Москве. Следовательно, документы по учету кадров целесообразно хранить в московском офисе.

При территориальном разобщении структурных подразделений одной организации, когда получение виз ознакомления затруднено, следует принять внутренний, локальный акт например, инструкцию о работе с документами или приказ руководителя , которым будет установлен заочный порядок например, по факсу ознакомления работников отдаленных подразделений с документами по личному составу. Этот локальный акт должен быть доведен до сведения всех работников организации под расписку.

Штампы используются в делопроизводстве для облегчения нанесения типовых, часто повторяющихся записей, что помогает избегать ошибок в таких записях. Отдел кадров может иметь штампы "Дубликат", "Взамен выдан дубликат", "Копия" и др. Кадровая служба может также заказать штамп с наименованием организации или штамп, содержащий информацию об изменении наименования организации. То есть штампы могут быть любые - никакими нормативами порядок использования штампов не ограничен.

В частности, возможно проставление штампом реквизитов работодателя в трудовом договоре; при этом нельзя забывать, что подпись представителя работодателя должна быть собственноручной и быть заверена оттиском печати организации. Печать - это особый вид удостоверения документов. Изготавливаются печати по строго определенным правилам. Например, печать структурного подразделения должна иметь по центру наименование этого подразделения.

Наличие в структурном подразделении "своей" печати оговаривается в положении об этом структурном подразделении. Порядок применения печати должен быть установлен инструкцией по делопроизводству или приказом руководителя. Каждый год заводить книги регистрации любых документов, в т. Книга используется до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует поставить дату начала ее заполнения, а впоследствии - дату окончания. Нумерация начинается с началом календарного года и оканчивается с его окончанием.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года. Нормативно закрепленной формы регистрации договоров нет. Используя эту форму, можно регистрировать в ней и трудовые договоры и изменения к ним дополнительные соглашения. В последнем случае в графе "Примечания" напротив соответствующего трудового договора делается отметка о наличии изменения к трудовому договору.

При подготовке каждого нового дополнительного соглашения должна быть ссылка на основной трудовой договор показана его дата и номер ; например: Дополнительное соглашение от Приказ руководителя организации может быть отменен в случаях изменения ситуации, по поводу которой он издан, или изменения распорядительных действий. Отмена ранее вышедшего приказа осуществляется изданием нового приказа руководителя, один из пунктов которого будет содержать формулировку:.

Отмененный приказ хранится в деле приказов, т. Его уничтожение представляется неправомерным - иначе был бы нарушен принцип систематизации приказов в деле. Они располагаются в прямой хронологической последовательности и по номерам. График документооборота - необязательный документ. Он не упомянут ни в каких нормативных правовых актах. Это форма рекомендательного характера. Обязательным является график документооборота для бухгалтера, особенно в бюджетной организации требует Минфин.

Что касается секретаря, кадровика, конструктора, любого другого специалиста, то график документооборота - хорошая, полезная вещь, как и план работы, который мы для себя составляем. Те, кто ведет такой график, уже убедились в его полезности. Но никто не может наказать службу кадров за отсутствие такого графика. Для хранения трудовых договоров существует два способа. Если на работника заводится личное дело, договор сразу подшивается в него и должен храниться 75 лет в составе личного дела.

Напоминаю, что 75 лет хранится и книга учета трудовых договоров. Как и все документы, требующие исполнения, трудовой договор должен быть зарегистрирован. Это указание приведено в пункте "д" ст. Возможна ситуация, когда на работника не заводится личное дело. А личные дела обязательны только в тех случаях, когда это установлено федеральными законами, в частности для государственных служащих.

Если же работники не являются государственными служащими, на них личные дела заводятся только по усмотрению самой организации любому проверяющему можно говорить об отсутствии личных дел - никто не может заставить их заводить и наказать, если их нет. При отсутствии личных дел договоры следует собирать в отдельное дело, назвав его: "Трудовые договоры, заключенные с работниками в : году".

Дела можно размещать по алфавиту либо по дате поступления. После увольнения работника договор может быть извлечен из этого дела и помещен в отдельную папку, которую можно назвать: "Трудовые договоры, заключенные с работниками, уволившимися в : году". В этой папке в течение следующих двух лет они могут находиться в вашей кадровой службе как документы текущего архивного хранения. Когда два года истекут, надо включить документы в соответствующую опись. Она предусмотрена в Основных правилах работы архивов организаций от После этого нужно сдать эти договоры вместе с другими документами личные карточки, личные дела уволенных и т.

Если архива нет, то документы должны храниться, например, в отдельном несгораемом сейфе в помещении кадровой службы. Статья 13 Закона об архивном деле позволяет не создавать архив как специальное подразделение и как отдельное помещение. Статья 17 требует обеспечить сохранность документов в пределах установленных сроков.

Вы не сможете сохранить документы в пределах срока 75 лет, не создав архив, не создав специального помещения, т. В коммерческой организации в соответствии со ст. Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов: соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить противопожарную безопасность - металлические стеллажи, металлическая дверь, специальные приборы.

Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе. Если вы создадите такое помещение в своей организации что вполне разумно , то дальше будете работать следующим образом. Документы прошедшего календарного года наряду с текущими существуют как оперативный архив. Сейчас у вас оперативная документация, текущий архив - это й, й и й годы. Заканчивается календарный год, и документы 4-летней давности сейчас это г.

Если архива в организации нет, документы все равно нужно обрабатывать, но хранить желательно в несгораемом сейфе в помещении кадровой службы. Потом вы передадите их в городской или муниципальный архив, если они переполняют ваше помещение и вы хотите от них правильным образом избавиться. Сама обработка документов состоит в том, что их переплетают в специальные твердые обложки.

В делах не должно быть никаких металлических частей в т. Документы следует обязательно упорядочить по хронологии: с января по декабрь а не в обратном порядке. Они также могут быть упорядочены по логике; например, личные карточки Т-2 уволившихся работников формируют обычно не по хронологии, а по алфавиту фамилий. Дальше составляется внутренняя опись документов, форма которой есть в Основных правилах работы архивов, а также лист-заверитель к делу, который подшивается снизу.

Затем оформляется обложка, составляется опись документов по личному составу содержится в Основных правилах.

Два экземпляра описи передаются вместе с делами в архивное помещение либо в городской или муниципальный архив, третий экземпляр остается в кадровой службе. Если ваша организация не может выделить архивное помещение, свяжитесь с местной архивной службой, городским или муниципальным архивом - составьте договор о передаче документов на хранение.

Сейчас во многих городах есть депозитарии - специальные организации, которые берут на хранение документы. Надо организовывать хранение документов в соответствии с Основными правилами работы архивов. Поскольку теперь существует Закон об архиве, надо помнить о ст. Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации прошлых лет предусмотрены предупреждение и штраф - на должностных лиц в размере от трех до пяти МРОТ МРОТ из расчета руб.

Сейчас архивисты ставят вопрос об увеличении этих штрафов. Если личное дело заведено и готовится к сдаче в архив, то из дополнительных документов нужно составить лист-заверитель, поскольку внутренняя опись вкладывается в личное дело в момент его заведения. Все документы, входящие в личное дело, записываются в него в процессе оформления дела.

Таким образом, порядок действий следующий: составление листа-заверителя, переплет, оформление обложки и внесение этого дела в опись документов по личному составу. Организация имеет два офиса в разных регионах России, при этом администрация, включая менеджера по персоналу по штатному расписанию - один сотрудник ОК , находится в московском регионе, а работники - в региональном офисе.

Юридический адрес организации - в регионе. Где следует хранить трудовые книжки, личные дела? Лобачева, пр-во корпорации "Интерншнл медикал кор. Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. Как поступить работодателю при оформлении приказа о переводе, если работник лично не может подписаться на оригинале приказа в графе "С приказом ознакомлен" ввиду географической отдаленности структурного подразделения?

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.

Приводим в порядок архив отдела кадров

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т. Готовим документы В соответствии с п. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: - документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; - в дело формируются документы одного календарного года; - дело должно содержать не более листов, толщина его должна быть не более 4 см. Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно.

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы документы о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов. Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел.

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Дорогие читатели!

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Григорий

    Із 1 тис грн віддай 5-10 тис

  2. Артем

    До следователя можно оказаться и на допросе у оперов. а там могут и люлей отвешать и хер тебе положен, а не адвокат. тем паче, что бесплатный адвокат потом у следователя работает в связке со следователем по раскрутке Вас на бабло.

  3. wifizomcomp

    Может это они устанут

  4. saddpalda

    Уважаемый господин Корнев! Телефонное право наменклатуры выше закона! : : : :(

  5. Клара

    1. Два миллиона одноходовых хитрунов ЗАМАНИЛИ в ловушку и они ЗАПЛАТЯТ на бюджет нужные для подкупа пенсов (перед выборами именно Пэте серьезные бабки.еще 700 тысяч просто кинут хлам по дворам.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных